Как принять первого сотрудника: инструкция для ИП и ООО

Первый сотрудник меняет учёт бизнеса: появляются трудовой договор, зарплата дважды в месяц, НДФЛ, страховые взносы и ежемесячная отчётность. Сам приём на работу занимает один день, но ошибки в оформлении потом дорого обходятся: штрафы инспекции труда, доначисления взносов, споры с работником. Ниже — порядок действий и календарь обязанностей.

Шаг 1. Выберите форму договора

Если человек работает по графику, подчиняется правилам компании и выполняет постоянную функцию, нужен трудовой договор. Договор ГПХ подходит для разовой работы с конкретным результатом. Подмена трудового договора договором ГПХ — частая причина штрафов.

Шаг 2. Оформите приём

1. Заявление и документы. Паспорт, СНИЛС, документ об образовании, если нужен для должности, военный билет для военнообязанных.
2. Трудовой договор в двух экземплярах. В нём — должность, место работы, дата начала, оклад, режим работы.
3. Локальные документы. До подписания договора ознакомьте работника с правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда и другими документами.
4. Приказ о приёме — по желанию работодателя, но его удобно иметь.
5. Сведения в СФР. Подайте ЕФС-1 о приёме не позднее следующего рабочего дня после даты приказа или договора.

Шаг 3. Назначьте зарплату не ниже минимума

С 1 января 2026 года МРОТ — 27 093 ₽. В Свердловской области действует уральский коэффициент 1,15, и его начисляют сверх МРОТ. Поэтому при полной ставке работник в Екатеринбурге должен получить не меньше 31 157 ₽ до вычета НДФЛ.

Зарплату платят не реже двух раз в месяц. Конкретные дни выплаты указывают в договоре или положении об оплате труда.

Шаг 4. Платите НДФЛ и взносы

Платежи вносят на единый налоговый счёт. Взносы у малого бизнеса: 30% с части зарплаты до 1,5 МРОТ и 15% с части сверх неё. Отдельно платят взносы на травматизм по тарифу, который зависит от основного вида деятельности.

Шаг 5. Сдавайте отчёты

Что ещё нужно работодателю

• провести вводный инструктаж по охране труда;
• провести специальную оценку условий труда для нового рабочего места;
• вести табель учёта рабочего времени и график отпусков.

Как изменятся налоги ИП

ИП на УСН «Доходы» и на патенте без работников уменьшает налог на взносы полностью. С появлением работников — только наполовину, но уже на взносы и за себя, и за работников. Учтите это при расчёте бюджета.

ФинОпора ведёт кадровый учёт и зарплату: +2 000 ₽ в месяц за каждого сотрудника. Запишитесь на бесплатную диагностику учёта, чтобы оформить первого сотрудника без ошибок.