Кадровые документы, которые обязательны для работодателя
У любого работодателя должны быть трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, табель учёта рабочего времени, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и документы по защите персональных данных. Микропредприятие может обойтись без части локальных актов, если перенесёт их условия в трудовые договоры. Если трудовая инспекция не найдёт нужных документов, будет штраф.
Обязательные документы
| Документ | Комментарий |
|---|---|
| Трудовой договор | с каждым сотрудником, в письменной форме |
| Приказы о приёме, увольнении, отпуске | можно в электронном виде |
| Табель учёта рабочего времени | ведётся постоянно |
| График отпусков | утверждают за 2 недели до нового года |
| Правила внутреннего трудового распорядка | локальный акт |
| Положение об оплате труда | если не прописано в договорах |
| Положение о персональных данных | обязательно |
| Документы по охране труда | инструктажи, СОУТ |
| Сведения о трудовой деятельности | электронные трудовые книжки |
Микропредприятия
Микропредприятие может отказаться от локальных актов и работать по типовой форме трудового договора, которую утвердило Правительство. График отпусков, табель и документы по охране труда всё равно нужны.
Электронный кадровый документооборот
С согласия сотрудника многие документы можно вести в электронном виде.
Штрафы
По ч. 1 ст. 5.27 КоАП организацию штрафуют на 30 000–50 000 ₽, ИП на 1 000–5 000 ₽. За нарушения с трудовыми договорами штрафы выше.
Чек-лист
- Договоры подписаны со всеми.
- График отпусков на 2027 год утверждён до 17 декабря 2026 года.
- Согласия на обработку персональных данных собраны.
- Инструктажи по охране труда проведены и записаны.
ФинОпора ведёт кадровый учёт вместе с зарплатой. Сотрудники +2 000 ₽ в месяц за каждого. Запишитесь на бесплатную диагностику.
Перечень обязательных документов основан на Трудовом кодексе РФ и Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Штрафы — ст. 5.27 КоАП РФ.