Бухгалтерия для кафе и ресторана
У общепита одна из самых сложных бухгалтерий в малом бизнесе: много поставщиков, продукты с коротким сроком годности, списания, касса, ЕГАИС при продаже алкоголя и сотрудники на сменном графике. Кафе с залом до 150 м² может работать на патенте, остальные чаще выбирают УСН «Доходы минус расходы», потому что закупки продуктов и аренда — большие расходы. С ростом выручки упрощенец становится плательщиком НДС, но общепит может освободиться от него при выполнении условий.
Какой режим выбрать
| Режим | Когда подходит |
|---|---|
| Патент | ИП, площадь зала не больше 150 м² на объект, до 15 работников |
| УСН «Доходы минус расходы» 15% | большие расходы на продукты, аренду и зарплату |
| УСН «Доходы» 6% | высокая наценка, например кофейня с напитками |
| ОСНО | крупная сеть или работа с корпоративными клиентами, которым нужен НДС |
Учёт продуктов и себестоимости
- Технологические карты. Для каждого блюда — состав и нормы закладки. По ним списывают продукты при продаже.
- Инвентаризация. Регулярно сверяйте остатки на складе и кухне с учётом. Расхождения показывают потери и воровство.
- Списания. Испорченные и просроченные продукты списывают актом. Без акта такие продукты нельзя учесть в расходах.
- Учётная система. Касса, складская программа и бухгалтерия должны обмениваться данными, иначе вручную всё не свести.
Касса и чеки
Касса нужна при любой оплате от гостей: наличными, картой, по QR-коду. Чек выдают и при доставке. Если касса связана с учётной системой, продажи автоматически списывают продукты по технологическим картам.
Алкоголь
- Пиво, сидр, медовуха — может продавать и ИП, и ООО, но нужно подключиться к ЕГАИС и фиксировать продажи.
- Крепкий алкоголь и вино — только организация с лицензией на розничную продажу при оказании услуг общепита.
- Маркированная продукция. Алкоголь и часть напитков маркируют, это нужно учитывать при приёмке и продаже.
НДС для общепита
Упрощенцы с доходом больше 20 млн ₽ в 2026 году платят НДС. Но услуги общепита можно освободить от НДС, если выполняются условия: доля общепита в доходах — не меньше 70%, средняя зарплата сотрудников — не ниже средней по региону, а для действующего бизнеса доход за прошлый год — не больше 2 млрд ₽. Условия проверяют на конкретных цифрах.
Сотрудники
В кафе часто работают по сменам и с совместителями. Нужен график смен, табель и учёт переработок. Оформлять поваров и официантов как самозанятых — рискованно: если они работают по графику заведения, это трудовые отношения.
Частые ошибки
- нет актов на списание продуктов;
- выручка через терминал не совпадает с чеками;
- не подключились к ЕГАИС до первой продажи пива;
- не следят за порогом НДС в 20 млн ₽.
ФинОпора ведёт учёт для кафе и ресторанов: продукты, кассы, зарплату и НДС. Запишитесь на бесплатную диагностику учёта.
Условия освобождения общепита от НДС установлены подп. 38 п. 3 ст. 149 НК РФ. Проверьте их на своих цифрах вместе с бухгалтером.